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企业管理中经常遇到的12个问题
1、会议的效率不够高
开会是企业集体活动,用于解决问题和发布指令,但同时也是一项耗费大量成本的经营活动。每一分钟的时间都等于与会人员的总数,但许多企业的管理人员并未掌握开会的技巧,存在以下六种无序现象:"在会前没有准备,会中没有明确主题,会后没有执行计划,与会没有必要性,时间没有控制,发言没有限制"。
在一个企业进行一项新项目时,每天的运营成本为8万元。然而,在产品上市之前,采购部门在购买10万元的包装材料时,竟然花费了整整一周的时间。原因是他们想要找到价格较低的供应商,以节约采购成本。因为这个原因,整个营销团队不得不等待一周的时间,无法与客户签约。
许多企业都有这样的问题。他们只关注降低采购的直接成本,而忽视了同样存在的“隐性成本”。当然,降低采购直接成本并不与本文相矛盾,我们要强调的是企业的采购部门必须从整体经营的角度出发,综合考虑各项指标,才能真正控制采购支出的成本。
在很多企业中,我们常常会发现同事之间的沟通经常出现很多失真的情况。有时候信息传递不准确,有时候回答与问题不相关,甚至还有时候几个人对同一件事有不同的理解。这种情况可能导致很多工作过程变得无效,还有可能错失很多重要的机会。更糟糕的是,这种现象有可能给企业带来潜在的风险。
很多老板常常认为,员工下班后甘愿加班并且毫无怨言是一种对工作的奉献。然而,他们没有意识到这可能带来相当大的代价。下面是三个原因:
首先,员工加班的原因并非工作任务过多,而是因为他们的工作效率不高。因此,加班实际上暗示了低效率。
其次,加班对员工的健康产生严重不良影响,因为员工需要消耗更多的精力和体力。长期加班对员工的健康造成巨大损害,可能导致关键员工无法持续发挥工作效能。此外,加班还给公司带来一些潜在的负担,比如机械操作员长时间加班会引发疲劳,可能发生意外事故,公司因此需要付出巨大代价。
首先需指出,加班员工并非都在完成合法工作。某些员工在下班后利用公司资源从事个人事务,并以加班之名领取额外薪酬。众多企业的重要损失和数据丢失问题往往发生在下班期间,而这种加班情况成为企业内部的潜在风险。
许多企业在人力资源管理方面存在不足,错误地认为人才是无穷无尽的,将员工看待成可替代的资源。
企业要负担员工离职所带来的各种费用。首先,企业需要支付该员工之前接受的培训费用和其他初始投资。其次,企业还要承担重新招聘该职位员工的费用。除此之外,企业还要冒新员工是否适合岗位的风险。另外,员工的离职可能由于职业道德问题,导致重要的内部资料或信息流失。而一旦这些员工离职,很有可能会加入竞争对手的公司。
所以,员工离职对企业来说是一笔巨大的开支,尤其是老员工的流失。许多小型企业在多年运营后发现,他们的团队仍然很小,除了老板,没有一个员工从企业创立初期就一直留下来。
在人力资源管理中有一句著名的格言:“将合适的人放在合适的岗位上。”遗憾的是,能够真正做到这一点的企业实在太少了。
曾经在一次人才市场的招聘会上,我听到员工之间的对话,他们说每次招聘会都要全体员工一起搬运桌子和椅子,因为他们租借了体育馆作为招聘场地。不管是职业经理人还是普通员工,都变成了“搬运工”。对此我感到非常唏嘘,毕竟这家公司是专门从事人才招聘与管理的,居然要花高额工资请来并不专业的搬运工。
实际上,这表明了老板们的心态非常明确,他们认为员工招聘回来就是为了利用,只需公司内有人能胜任某项工作,就不需要再花费资金去外包。然而,我们发现这种做法给他们带来了巨大的代价。
这家公司的员工一直在抱怨,原因是女性员工所占比例较高,她们无力搬运桌椅。高层领导从未经历过这种"待遇",导致一些员工纷纷辞职。我们决定不再参加该公司的招聘会,因为我对这样的团队提供优质服务持怀疑态度。
企业混乱主要是由于流程问题引起的,在企业管理中这是非常常见的情况。那些发展缓慢的企业往往存在着不合理或混乱的流程。他们对于承担如此高昂的成本却一直视而不见。
流程是企业运营的产业链,就像流水线一样。如果流程不科学合理,企业将失去对各项工作的系统控制,导致很多工作会中途停滞或需要重复进行,问题也会接踵而至。这将阻碍企业前进的步伐,形成一个混乱的困境。
在企业中,停滞的资源是指那些被浪费的资源,可以说是最常见的“隐藏成本”。比如,闲置的设备、积压的库存、岗位利用率低的职位、闲置的资金以及搁置的业务等等。这些资源虽然不会直接消耗企业的投入,但它们是企业资产的一部分,因此企业会为此支付隐藏成本,如利息等。因此,企业中停滞资源的数量反映了企业资源利用率的高低。
有人认为企业文化就像是企业的灵魂,会从每个成员的心理状态中显现出来。这种文化在企业创立的早期就开始构建,受到企业创始人的文化、习惯、技能、职业以及偏好等方面的影响,因此有人认为企业文化就是老板的文化。虽然有人可能不同意企业文化会带来成本的说法,但事实确实如此。我们会发现一些企业的员工情绪低落,工作效率极低,即使员工能力再高,一旦进入这样的企业,很快要么离职,要么也会变得像其他员工一样,这无疑是因为“环境”问题。而这种“环境”正是指企业的企业文化。
企业文化就像企业的生命力,会随着企业一起存在,只能进行调整,而不能彻底重新塑造。
这涉及到一个长期回报的成本问题,就像人们说做人要讲诚信一样重要。我们发现,很多企业经常拖延支付供应商的货款,也经常推迟支付员工的薪水,还有习惯性扣留他人的款项,以及经常推迟偿还银行贷款等等,他们认为这样可以减轻企业流动资金的压力。
然而,对于企业长远来说,这将成为一项重要的潜在经营成本。首先,供应商必定会把时间成本计入其报价中,这将使企业无法获得最低价格的原材料或服务。其次,拖欠员工工资将违反劳动法规,并存在受到处罚的风险。而拖欠银行贷款、扣押他人则将严重损害企业的信用度,当企业遭遇困难时,将陷入孤立无助的境地。毫无疑问,企业将因此付出巨大的代价,却实际上没有得到任何好处。
每个企业家都希望能将自己的企业快速推进,但这同时也增加了风险。特别是对于大中型企业而言,尽管它们发展迅猛、收入丰厚,但一旦遇到危机,后果就会灾难性地出现。大量案例证明,企业面临的风险大多是由于预测不足或管理不善所引起的,事实上,在风险发生之前就已经存在潜在的隐患。因此,许多大型或知名企业就因为一次风险而彻底消亡。
可以清楚地看出,风险是一种重要的,难以察觉的成本。然而,这种情况经常被忽视,直到突然发生时,才会引起极大的震惊。
创业家成本是指由创业家自身给企业带来的成本。有一句俗语叫做“兵熊熊一个,将熊熊一窝”。创业家就像一支军队的领导者,他本身是企业支付成本最高的员工。很多私营企业的老板将自己变成了企业的“皇帝”,凡事都由他说了算,全体员工则变成了执行的机器。然而,创业家个人因素的缺陷会给企业增加沉重的成本负担。
这种现象主要在小规模企业中存在,然而大型企业也难免出现类似的情况。我们还能将这种成本扩大到企业的每个部门,甚至每个员工。因为每个人都有责任承担自己的工作,我们经常强调,在你的职责范围内,你就是一个领导者,你有权利做出决策。然而,很多领导者一直以自我为中心,这严重削弱了团队的实力,增加了巨大的潜在成本。我曾经对一个抱怨公司缺乏人才的老板说:“你所缺乏的不是人才,而是发现和善用人才的智慧。”